Como superar a crise através da transformação digital
A eficiência é a chave do sucesso. O que dizem os especialistas, os estudiosos e claro os clientes, é que: tudo funcione como deveria, da forma mais económica possível e no menor tempo e recursos. Parece fácil, certo? Embora se esteja normalmente ciente da teoria, normalmente os empresários, especialmente os de pequena dimensão, têm tantas frentes abertas que é difícil dar resposta a todas elas: pessoal, produto, vendas, cadeia de abastecimento..., e gestão de escritório! Mas sim, os objetivos comerciais dependem da eficiência em todos eles.
Vamos centrar-nos neste último: os processos ou fluxos de trabalho, que podem também ser responsáveis por alcançar essa eficiência geral. Segundo o relatório Criar os processos digitais do futuro realizado recentemente pela Brother, as empresas estão de acordo que uma má gestão destes mesmos processos pode ser um obstáculo para alcançar os seus objetivos de negócio: 60% considera que se realizam demasiados processos manuais ou lentos que poderiam ser automatizados e 63% acredita que se perde tempo na duplicação e tarefas em sistemas diferentes.
E agora que todos ou parte dos colaboradores estão a teletrabalhar, como podemos fazer face às tarefas administrativas que poderiam ser simples (embora talvez lentas e pesadas) mas que estão agora a ser realizadas a montante? Os possíveis problemas que existiam, se esses processos não eram coerentes e eficientes, agravam-se, e ainda mais se as soluções tecnológicas de que dispomos não estão a funcionar, ou pelo menos não tão bem como deveriam, nesta nova situação. Por exemplo, oito em cada dez empresas, dizem que os seus colaboradores não podem aceder às impressoras remotamente, digitalizar de fora do escritório ou efetuar uma impressão a partir do seu dispositivo móvel, com os consequentes atrasos na entrega de documentos, envios de faturas, relação com fornecedores...
A tecnologia como desafio e como solução
A atualização tecnológica pode ser a solução. É certo que requer investimento, e ainda que, para alguns, possa ser imposta pela velocidade a que muda, a necessidade de atualizações constantes, os conhecimentos especializados que requer… Mas a transformação digital vai ser sempre uma aliada da eficiência e os tomadores de decisões nas empresas têm consciência disso. No âmbito da impressão, por exemplo, os equipamentos conectados podem permitir aos colaboradores trabalhar desde qualquer lugar sem dificuldade, e outras funcionalidades inovadoras como a digitalização inteligente, poderiam reduzir a intervenção manual facilitando enormemente os fluxos de trabalho. Além de que hoje em dia, as soluções de impressão podem estar mais conectadas que nunca: à internet, entre si e com o resto dos sistemas da empresa. Toda a ajuda é pouca em situações como a atual.
E a transformação digital sem dúvida entra nos planos das empresas. Já são muitos aqueles que afirmam que planeiam investir em tecnologias como a identificação e arquivo automático de documentos (65%), a integração de sistemas de terceiros como assistentes digitais (53%) ou os cenários baseados em regras IFTTT (if this, then that) com inteligência artificial e machine learning para imprimir e digitalizar (56%), entre outras, o que lhes poderia poupar muitas horas de trabalho manual e ao mesmo tempo evitar erros reduzindo os custos operativos.
O colaborador é fundamental, e oferecer-lhe as melhores ferramentas não o motivará ao ver que a empresa está a apostar em si e na sua produtividade, mas também lhe permitirá livrar-se de tarefas repetitivas e centrar-se noutras com um maior valor para a sua projeção pessoal e para a empresa.
Os recursos são a sobrevivência dos negócios: um uso ineficiente dos recursos trava o crescimento das receitas e da produtividade. E pelo contrário, os processos eficientes aumentam a produtividade e o benefício, que levam, por fim, à sobrevivência.
