7 fatores a ter em conta para escolher um scanner
A digitalização de documentos pode trazer grandes vantagens para o trabalho. Desde a melhoria da eficiência e a acessibilidade - ao ter os documentos digitalizados – até cumprir as normas em vigor no que diz respeito à conservação e gestão de documentos, contar com um scanner adequado pode aumentar consideravelmente a produtividade e segurança dos negócios. Por isso, é importante encontrar a opção mais adequada aos objetivos e necessidades da empresa e, antes de tomar uma decisão, há certos aspetos chave que se devem considerar ao escolher um scanner.
Adaptar o scanner às necessidades do trabalho diário
Em primeiro lugar, é fundamental avaliar a velocidade de digitalização. Qual o volume de documentos que necessita digitalizar? Se entre as tarefas diárias se encontra a digitalização de uma grande quantidade de documentos, a melhor opção é um scanner de alta velocidade para evitar atrasos nos fluxos de trabalho. Nesse sentido, também é importante valorizar a função de digitalização duplex para digitalizar documentos em frente e verso com uma só passagem, assim como optar por um alimentador automático de documentos. Contar com estas opções acelerará significativamente os processos de digitalização.
Por outro lado, o ambiente de trabalho também tem um papel importante. Quantos utilizadores farão uso do scanner? Se várias pessoas necessitam utilizá-lo, é recomendável escolher um scanner que se integre facilmente na rede e que permita o acesso partilhado. Além disso, se o trabalho não é realizado numa localização fixa ou se requer deslocações frequentes, contar com um scanner portátil e leve facilitará muito a papelada diária.
Como são os documentos a digitalizar?
Os formatos e tamanhos dos documentos a digitalizar são outro aspeto relevante. A primeira coisa a avaliar é se o trabalho se realizará principalmente com documentos de tamanho standard ou se será necessário digitalizar documentos de menor tamanho, como talões ou cartões. Tem que se assegurar de que o scanner escolhido é compatível com os tipos de documentos com que trabalha.
Do mesmo modo, a resolução é um fator determinante para obter uma ótima qualidade nos documentos digitalizados. É essencial avaliar o nível e detalhe e clareza necessária nos documentos e procurar um scanner que ofereça a resolução adequada para satisfazer os padrões de qualidade do negócio.
Para ter uma ideia mais visual de todos os fatores a ter em conta na hora de comprar um scanner, criámos esta infografia:
