Porque é que as empresas se estão a afastar da impressão A3
O telemóvel? De grande e pesado a pequeno e eficiente. A televisão? De pequena e pesada a grande e eficiente. E a impressora? De grande e pesada a pequena e muito, muito eficiente.
É a hora da eficiência. O mundo encontra-se mergulhado numa crise económica. Ameaçado pelos riscos ambientais e sociais, por um panorama geopolítico incerto e, também, pela imparável transformação digital que afeta qualquer um em todos os setores. As empresas que antes procuravam equipamentos eficientes de baixo custo agora também devem ter em conta a sustentabilidade, o bem-estar dos seus trabalhadores e o novo, e em constante mudança, panorama que enfrentam, para garantir que o que implementam resiste ao passar do tempo e que os seus negócios continuam a ser produtivos e rentáveis.
Os escritórios, como sabemos, mudaram, o que leva a uma racionalização dos espaços e dos diferentes equipamentos tecnológicos que se utilizam. Na prática do dia a dia esta ideia está marcada pelos novos modelos de trabalho semi presencial, flexível ou, inclusivamente, totalmente à distância. Estes modelos em que os trabalhadores desempenham as suas funções a partir da sua própria casa em muitos casos, levam à redução da necessidade de postos físicos nas sedes das empresas e, também, dos equipamentos tecnológicos disponíveis nelas: portáteis em vez de PC’s de secretária, telefones móveis em vez de linhas fixas e mais impressoras, para dar resposta desde qualquer lugar em que se encontre o trabalhador, mas mais pequenas e adaptadas às novas necessidades.
E tendo em conta que também a forma de trabalhar está a mudar – agora fazemos tudo em grupos mais pequenos e distribuídos geograficamente – as necessidades de impressão ou de digitalização devem ser otimizadas para dar um ótimo serviço tanto em termos de localização como de qualidade.
Laser e multifunções, o pequeno pode ser mais eficiente
Como referimos acima, maior não significa melhor, por isso porquê continuar a utilizar equipamentos enormes para muitos utilizadores quando os escritórios estão mais vazios e os trabalhadores espalhados em múltiplas localizações? A tradicional ‘sala da impressora’ (ou uma sala por piso em grandes empresas) onde se encontravam um ou vários equipamentos com capacidade para diferentes tipos e tamanhos de papel e centenas de folhas por gaveta, além de armazenarem outros materiais (papel, toner, fitas, …) ou até mesmo pastas físicas, também deve ser racionalizada.
Aqueles grandes equipamentos eram, sem dúvida, apropriados quando os volumes de impressão eram mais altos e os escritórios estavam cheios de profissionais. Nessa altura, o cálculo do TCO (custo total de propriedade) era favorável, mas agora que os volumes de impressão estão a baixar, é mais rentável investir em equipamentos mais compactos A4 – o mais habitual tanto para imprimir como para digitalizar -, mesmo que o custo por página não seja tão económico, porque seguramente o rendimento total do equipamento será. Estes equipamentos mais pequenos e eficientes poderão estar muito mais próximos dos utilizadores, estejam onde estiverem, e servirão para cobrir todas as suas necessidades de impressão ou digitalização diárias com qualidade, eficiência energética e num tamanho reduzido e acessível.
As novas impressoras pós-pandemia
Das três principais áreas em que as empresas planeiam investir nos próximos anos, segundo um estudo realizado pela Savanta1, duas estariam relacionadas com a tecnologia: software e hardware respetivamente. E dentro delas, prevê-se que os custos com as impressoras sejam um dos mais afetados na nova organização de orçamentos.
Nos escritórios, embora um equipamento tão grande possa já não ser necessário, ainda é necessário um número de impressoras suficientes. Talvez não tanto para a impressão de grandes volumes como há uns anos, mas para funções melhoradas como a digitalização de documentos críticos. Isto não só ajuda a agilizar os processos, como também contribui para as medidas de segurança, já que cada vez mais colaboradores trabalham de forma independente fora do escritório.
Sim, é importante mencionar também o tema da ciber segurança e não perder de vista que os equipamentos que em grande parte se estão a utilizar nesta transformação em direção a um escritório flexível são os domésticos, propriedade dos trabalhadores que agora teletrabalham e podem não ser de todo os mais seguros. A impressora não deixa de ser um dispositivo IoT, que está conectado a uma linha ou WiFi doméstico e nem sempre segura, portanto, um ponto de entrada relativamente simples para um hacker experiente, sem esquecer a informação confidencial que passa por elas e que também pode ser objeto de roubos ou dúvidas. Assim, com múltiplos pontos de impressão, dentro do referido escritório deslocalizado, existe um risco acrescido que as empresas devem ter em conta.
As impressoras, enquanto equipamentos de trabalho ao mesmo nível que o portátil ou os sistemas específicos, deveriam pertencer à rede de TI da empresa e estar, portanto, monitorizados e suportados por esta. Está claro que as empresas necessitam otimizar a sua frota de impressoras tendo em conta estas necessidades. Neste novo panorama parece claro que os equipamentos A4 multifunções são os reis do mercado. As vendas assim o indicam: com a pandemia, as vendas dos dispositivos A3 caíram, mas segundo os dados da GFK, as vendas de equipamentos de impressão continuaram a crescer e de forma sustentável, desde o início da pandemia, o que do nosso ponto de vista e de acordo com os dados se deve, precisamente, a esta necessidade de adaptação.
As empresas têm consciência de que devem providenciar aos seus trabalhadores as ferramentas adequadas e têm de o fazer de forma flexível, ajustada em custos e segura.
Se ainda acredita que continua a necessitar de equipamentos de impressão A3 na sua empresa, leia mais sobre como a descentralização pode ajudar a sua empresa.
[1] Fonte: Savanta, Business Tracker – Wave 1 (Outubro 2020) – 1.001 UK businesses
